POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 
ÉBANO CONSULTORES SAS

 

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural de la cual ÉBANO CONSULTORES SAS, obtenga o trate información personal.

1.OBJETO

La Política de Tratamiento tiene como objeto establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, actualización y supresión de los datos personales tratados por ÉBANO CONSULTORES SAS, garantizando la protección del derecho constitucional del Habeas Data y demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

2. DEFINICIONES

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: i) socios; ii) proveedores; iii) clientes; iv) contratistas; v) usuarios del Banco de Tiempo Ébano; vi) todas aquellas personas no vinculadas a ÉBANO CONSULTORES SAS de quien se haga tratamiento de los datos personales.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato público: Cualquier información vinculada a personales naturales determinadas o determinables que no sea clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Dato semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.

Dato privado: Es aquel dato que por su naturaleza íntima reservada solo es relevante para el Titular.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar algún tipo de discriminación. Son considerados datos sensibles, entre otros, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales, los datos relacionados con la salud del Titular y los datos biométricos.

Habeas Data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Formas de recabar los datos personales: ÉBANO CONSULTORES SAS podrá conocer, recolectar, almacenar y administrar la información del Titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso del Banco de Tiempo Ébano, el cual es administrado por ÉBANO CONSULTORES SAS; (ii) Inscripción y uso de la página web de ÉBANO CONSULTORES SAS; (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con ÉBANO CONSULTORES SAS; y (iv) Inscripción al banco de hojas de vida de ÉBANO CONSULTORES SAS.

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ÉBANO CONSULTORES SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para ÉBANO CONSULTORES SAS.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de sus datos personales es ÉBANO CONSULTORES SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.322.122-0, con domicilio principal en la Calle 185 # 49 – 60 de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página web www.ebanoconsultores.com, y teléfonos 322 777 96 66 y 320 240 57 44.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará ÉBANO CONSULTORES SAS con la información personal será la siguiente:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

  • informar de manera oportuna sobre las actividades y proyectos desarrollados por ÉBANO CONSULTORES SAS.

  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información y servicios especiales.

  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora del servicio.

  • Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

  • Atender Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

  • Atención de requerimientos de las autoridades y suministrar información a autoridades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la ley.

  • Enviar correspondencia, correos electrónicos, comunicados, boletines virtuales, invitaciones o contacto telefónico de sus actividades o servicios.

  • Llevar a cabo actividades de mantenimiento de las bases de datos.

  • Gestionar toda la información necesaria para desarrollar eficientemente los proyectos desarrollados por ÉBANO CONSULTORES SAS

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

ÉBANO CONSULTORES SAS no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:

  • Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

  • Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

  • Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  • Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

  • Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como Titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

  • Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

El Área Administrativa de ÉBANO CONSULTORES SAS es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Las peticiones, consultas, quejas, reclamos y sugerencias serán atendidas a través del correo electrónico administrativa@ebanoconsultores.com.

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre la protección de datos personales, ÉBANO CONSULTORES SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su petición le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos.

  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.

  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

  • Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ÉBANO CONSULTORES SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

11.VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 5 de junio de 2020.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Horario

8:00 AM – 5:00 PM
Lunes a Viernes

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